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WEKA Akademie

Die WEKA Akademie mit Sitz in Wiesbaden, Kissing und Heilbronn gehört zu den führenden Anbietern Deutschlands im Bereich der Weiterbildung von Fach- und Führungskräften. Das Unternehmen bietet ein umfangreiches Portfolio an Qualifizierungsformaten wie Seminare, Webinare, Inhouse Schulungen und Fachtagungen zu unternehmensrelevanten Themengebieten.

Die WEKA Akademie GmbH ist ein Unternehmen der europaweit tätigen WEKA Firmengruppe. Die unter dem Dach der WEKA Firmengruppe geführten Medienunternehmen beschäftigen über 1.500 Mitarbeiter.

Website der WEKA Akademie

Erheblicher Arbeitsaufwand

Die Organisation von bis zu 1.000 Veranstaltungen pro Jahr in ganz Deutschland bedeutet einen enormen Arbeitsaufwand. Neben der Koordination und der inhaltlichen Definition der Seminare müssen Tagungshotels gesucht und angefragt werden. Daran schließt sich die Verhandlung der Kontingente und Sonderkonditionen an.

Vor der Zusammenarbeit mit meetingmasters.de lag diese Arbeit komplett in den Händen von Veranstaltungsorganisatorin Nina Baumgärtner und ihrer Kollegin Eva Maria Ochs. Sämtliche Recherchen, Anfragen und Verhandlungen wurden einzeln und ohne die Unterstützung eines Web Tools manuell erledigt. Gerade die Hotelbeschaffung war auf diese Weise sehr zeitintensiv und nervenaufreibend.

Arbeitserleichterung durch Outsourcing an meetingmasters.de

Im Frühjahr beginnt die komplette Jahresplanung für das darauffolgende Weiterbildungsprogramm. Bei einem so hohen Seminarvolumen ist die Beschaffung der Räumlichkeiten inklusive der geeigneten Rahmenbedingungen ein großer Zeitfresser. Seit Anfang 2018 werden die Meetingplaner von den Support Angels von meetingmasters.de unterstützt: Recherche, Anfrage und abschließende Verhandlung mit dem Tagungshotel entfallen damit für die Meetingplaner.

 

Die Zusammenarbeit

Die Veranstaltungsorganisatorin Frau Nina Baumgärtner übergibt nur noch die ca. 180 Termine und Orte für die geplanten Veranstaltungen an den zuständigen Support Angel von meetingmasters.de. Dieser macht sich sofort ans Werk und fragt alle Veranstaltungen mit dem MICE-Tool moreDirect gleichzeitig an. Dabei werden natürlich die entsprechenden Vorgaben der WEKA Akademie zum Budget oder gewünschte Stornierungsbedingungen berücksichtigt. Aufgrund der langjährigen Erfahrung des Supports Angels, präziser Filtermöglichkeiten in der Hotelsuche und mit Hilfe selbst erstellter Merklisten sind die passenden Hotels schnell gefunden und mit wenigen Klicks angefragt. Innerhalb kürzester Zeit liegen bereits die ersten Angebote vor.

Der Support Angel übernimmt nun die komplette, zeitintensive Kommunikation mit allen (ca. 600) angefragten Hotels – von der Anfrage, über die Buchung bis hin zur Vertragsanforderung. Frau Baumgärtner und Frau Ochs kommunizieren somit nur noch mit einem zentralen Ansprechpartner bei meetingmasters.de, der für sie den Tagungshoteleinkauf übernimmt.

 

Jederzeit den Überblick behalten

Über moreDirect behalten die Meetingplaner jederzeit den Überblick über den aktuellen Buchungsstand der knapp 200 Termine. Mit Hilfe der „Teamworkfunktion“ im MICE-Tool können sich die beiden jederzeit gegenseitig unterstützen. Durch die Zusammenarbeit mit dem persönlichen Tagungsservice in Kombination mit dem MICE-Tool moreDirect ist fast die gesamte Jahresplanung innerhalb von drei bis vier Wochen abgeschlossen.

Auch nach Abschluss der Buchungen werden Frau Baumgärtner und Frau Ochs von moreDirect unterstützt: Nachdem alle Hotels gebucht sind, wird Frau Baumgärtner von moreDirect automatisch per E-Mail-Benachrichtigung auf auslaufende Stornierungsfristen hingewiesen. So werden keine Fristen verpasst, sollte doch mal eine Veranstaltung abgesagt werden. Mit der Unterstützung von meetingmasters.de können Frau Baumgärtner und Frau Ochs den Anfrageprozess deutlich vereinfachen und sich auf die anderen wichtigen Themen der Seminarplanung konzentrieren.

 

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