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Referenzen > Case Study

Berner Group

Zeit und Kosten beim Veranstaltungseinkauf sparen

Die Berner Group ist ein familiengeführtes Handelsunternehmen mit rund 8.500 Mitarbeitern und 60 Jahren Unternehmens-geschichte. Die Marken Berner, BTI, Caramba, ambratec und KENT bilden die Basis der europaweit tätigen Unternehmensgruppe. 

Bildrechte: © Berner SE

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Firmenportrait

Ob Werkzeuge und Ausstattung für Werkstätten, Materialen und Brandschutz für Bauprojekte oder Spezialchemie für Industrieanlagen und Gebäudereinigung - mit ihren Produkten und Lösungen beliefert die Berner Group B2B-Kunden in 25 europäischen Ländern. Als zuverlässiger Handelspartner sind sie für ihre Kunden immer da: Persönlich vor Ort mit rund 5.500 Fachexperten im Außendienst, mobil und digital im Online-Shop, im stationären Handel oder via Call-Center.

Früherer Ablauf der Veranstaltungsorganisation

Bei der Berner Group stehen über das Jahr verteilt die unterschiedlichsten Veranstaltungen an der Tagesordnung: Von aufwändigen Vertriebstagungen bis hin zu kleineren Teamworkshops. Vor der Zusammenarbeit mit meetingmasters.de musste Event Managerin Miriam Brümmer jedes Hotel und jede Location eigenständig anfragen. Die Recherche von Bildmaterial, Detailinfos zu Lage und Ausstattung und das Durchlesen von Bewertungen nahmen viel Zeit in Anspruch. Zudem musste Frau Brümmer die Angebote mühsam und händisch für Präsentationen und Kostenübersichten aufbereiten.

Veranstaltungseinkauf mit meetingmasters.de

Durch die Zusammenarbeit mit meetingmasters.de entfallen "Zeitfresser" wie die Suche, Anfrage und abschließende Verhandlung mit Tagungshotels komplett. Frau Brümmer hat dadurch mehr Freiraum für andere wichtige Aufgaben - insbesondere die inhaltliche Planung des Events. Frau Brümmer muss ihren Bedarf lediglich an meetingmasters.de übermitteln - egal ob am Telefon, per E-Mail oder über das MICE-Portal. Anschließend übernimmt Meike Six, erfahrene Account Managerin bei meetingmasters.de, den gesamten Such-, Anfrage- und Buchungsprozess.

"Da ich als "One-Woman-Show" oft zu wenig Zeit für die Suche nach passenden Locations hatte, waren wir häufig Wiederholungstäter in Hotels, die uns nicht zu 100% zugesagt haben.

Dank der kompetenten Beratung von Frau Six hat sich das schnell geändert."

Miriam Brümmer, Event Managerin, The Berner Group

Zeit sparen durch moderne Technologie

Der gesamte Ablauf wird über das MICE-Tool moreDirect abgewickelt. Die Eckdaten der Veranstaltung und die Wünsche von Frau Brümmer werden von Frau Six in moreDirect angelegt, sodass per Knopfdruck mehrere RFPs gleichzeitig an die ausgewählten Tagungshotels versendet werden können. Das Laden von kompletten Tagungspauschalen und die Benutzung von wiederverwendbaren Merklisten mit favorisierten Hotels beschleunigen den Anfrageprozess erheblich, was besonders bei kurzfristigen Anfragen ein großer Vorteil ist. In der Regel treffen die ersten Angebote binnen zwei Stunden ein. Daraufhin Frau Brümmer eine Gesamtübersicht aller angefragten Termine, in der die besten Angebote gegenübergestellt werden. Die Event Managerin behält immer den Überblick und muss nur noch die finale Auswahl treffen. Für Frau Brümmer bedeutet das eine große Arbeitsentlastung und Zeitersparnis.

Arbeiten im Team

Ebenso profitiert Frau Brümmer von der Teamworkfunktion, eine weitere wichtige Funktionalität in moreDirect. Diese Funktion ermöglicht die Vertretung von Frau Brümmer durch ihre Kolleginnen. Auch sie erhalten Einblick in den Anfrageprozess und können schnell und einfach die benötigte Genehmigung erteilen. Außerdem werden sie auch automatisch an alle laufenden Stornofristen erinnert. Selbst kurzfristige Anfragen mit hoher Komplexität sind kein Problem für Frau Six. Dank ihrer langjährigen Erfahrung weiß sie genau, welche Hotels sie am besten anfragt, damit das Hotel perfekt zur Veranstaltung passt. Sie steht während der gesamten Planungsphase Frau Brümmer als ihr persönlicher Support Angel zur Seite. Durch einen regelmäßigen Austausch und die enge Zusammenarbeit kann Frau Six flexibel auf die Wünsche und Änderungen reagieren und schnell Anpassungen vornehmen. Gute Erreichbarkeit und kurze Reaktionszeiten zeichnen dabei den kostenlosen Service von meetingmasters.de aus.

Ansprechpartner

Meike Six

Account Manager

0651 145789-12
0651 145789-412

E-Mail schreiben

Meike Six

 

 

 

 

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