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Referenzen > Case Study

Chiesi GmbH

Die Chiesi-Gruppe ist ein internationales, privat geführtes Pharma-Unternehmen mit Hauptsitz in Parma, Italien.

Chiesi widmet sich der Forschung, der Entwicklung und dem Vertrieb innovativer verschreibungspflichtiger Produkte in den Bereichen Atemwegs-erkrankungen, Neonatologie, Transplantationsmedizin sowie seltener Erkrankungen.

zur Website von Chiesi

Weiterer Ausbau der Zusammenarbeit

Seit 2014 ist meetingmasters.de der kompetente Partner im Veranstaltungsmanagement der deutschen Gesellschaft des italienischen Pharmaunternehmens. Nach zwei Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit wurde – zusätzlich zur Unterstützung des Tagungshoteleinkaufs – bereits das gesamte Zahlungsmanagement auf meetingmasters.de übertragen und auf den elektronischen Vertragsabschluss umgestellt.

Als professioneller Service-Provider versuchen wir immer, Lösungen für unsere Kunden zu finden und deren Einkaufsprozesse stetig zu optimieren. Auch bei Chiesi hat sich weiterer Optimierungsbedarf ergeben: Bisher wurden Veranstaltungsanfragen vom Innendienst bei Chiesi an meetingmasters.de übergeben. Die Regionalleiter im Außendienst buchten ihre „Regionalmeetings“ mit den eigenen Anforderungen stets selbst. Für den internen Prozessablauf bei Chiesi war diese Vorgehensweise jedoch umständlich, denn jede Buchung muss durch den Innendienst in das unternehmensweite Einkaufssystem eingegeben werden. Zudem war die manuelle Buchung im stressigen Alltag der Außendienst-Mitarbeiter und die Abstimmung mit dem Innendienst sehr zeitaufwändig. Mit dieser Problemstellung wandte sich eine der Innendienstmitarbeiterinnen an ihren langjährigen persönlichen Ansprechpartner bei meetingmasters.de, Herrn Thorsten Flesch.

Mit Hilfe der integrierten Teamwork-Funktion im MICE-Tool moreDirect wurde das „Dreiecksverhältnis“ zwischen Innen- und Außendienst bei Chiesi und Thorsten Flesch bei meetingmasters.de in der Praxis umgesetzt: Die Mitarbeiter des Außendienstes übergeben ihre Anfragen jetzt direkt an ihren Support Angel Thorsten Flesch. Dieser weist der jeweiligen Veranstaltung einen Meetingplaner aus dem Innendienst zu, der die Buchung abwickelt. Der verantwortliche Außendienst-Mitarbeiter ist weiterhin über die Teamwork-Funktion in den Vorgang eingebunden und wird bei jeder Nachricht aus dem Einkaufstool in cc gesetzt. So behält auch er jederzeit den Überblick über seine Veranstaltungen. Selbstverständlich werden diese Buchungen ebenfalls durch meetingmasters.de abgerechnet und fließen in das Reporting ein. Alle Beteiligten profitieren von der Prozessumstellung, indem sie Zeit und Prozesskosten sparen.

Teamleiter Account Management bei meetingmasters.de

Thorsten Flesch

"Seit mittlerweile zwölf Jahren unterstütze ich Chiesi im Tagungshoteleinkauf. Im Laufe dieser langen Zeit mussten wir uns gemeinsam auch neuen Herausforderungen stellen, so dass sich die Zusammenarbeit immer weiterentwickelt hat. Als persönlicher Ansprechpartner ist es meine Aufgabe, Lösungen zu finden, um diesen Herausforderungen begegnen zu können.

Durch meine langjährige Erfahrung als Support Angel habe ich schnell ein Gefühl dafür, ‚wo der Schuh drückt‘. Die Flexibilität unseres MICE-Tools und die kurzen Wege innerhalb des meetingmasters.de-Teams erlauben es mir dann, die Prozesse schnell anzupassen.“

Buchung und Abrechnung weiterer Dienstleistungen

Mit der Abwicklung der Regionalmeetings des Außendienstes änderten sich auch die Anforderungen: Für eines der Regionalmeetings im Juni 2019 sollte neben dem Tagungshotel auch ein Rahmenprogramm in Form einer Waldwanderung hinzugebucht werden. Auch hier reagierte Support Angel Thorsten Flesch sofort und buchte die Wanderung über das MICE-Tool moreDirect.

So liegen alle für die Veranstaltung gebuchten Leistungen in einem Projekt in moreDirect ab. Zur Abrechnung im Anschluss erhält Chiesi auf diese Weise auch nur EINE Gesamtrechnung für die Veranstaltung von meetingmasters.de und profitiert damit von einer Verschlankung der Kreditorenbuchhaltung und gleichzeitiger Einsparung von Prozesskosten.


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