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Referenzen Case Study

Jungheinrich AG

Einbindung in vorhandene Prozesslandschaft

Die Jungheinrich AG mit Sitz in Hamburg ist ein führender Lösungsanbieter der Intralogistik mit über 5.500 Mitarbeitern alleine in Deutschland. Das Direktvertriebsnetz in Deutschland wird aus 23 regionalen Niederlassungen und Stützpunkten gebildet.

Der Konzern hat sich im Rahmen einer Ausschreibung im Jahr 2014 für die Optimierung des MICE-Einkaufs mit meetingmasters.de entschieden.

Zur Website der Jungheinrich AG

Der Hintergrund

Die Meetingplaner der deutschen Jungheinrich-Konzerngesellschaften kaufen sämtliche Hotelleistungen für Veranstaltungen in Deutschland über eine unternehmensspezifische Version des MICE-Tools moreDirect selbst ein.

Die Anforderung an den Prozess waren ein vereinfachter und revisionssicherer Buchungsweg, die Einbindung desselben in die bestehende Prozesslandschaft bei Jungheinrich sowie die anschließende Abrechnung der Veranstaltung über die AirPlus Meeting Card.

"meetingmasters.de ist für Jungheinrich ein strategischer Partner, der geholfen hat, das Tagungsvolumen zu strukturieren und über eine Schnittstelle an unser SAP Katalogsystem anzubinden."

Julia Pinkpank (Senior Referentin)
Prozesse - Performance & Development
Jungheinrich AG

SAP-Implementierung des MICE-Tools

Die größte Herausforderung für meetingmasters.de war damals die Implementierung unseres MICE-Tools in das SRM-Tool (Supplier-Relationship-Management-System) von SAP, das Jungheinrich als E-Procurement-Tool nutzt. Für die konkrete Projektplanung wurde ein IT-Workshop mit allen beteiligten Abteilungen (Einkauf, IT, Buchhaltung) durchgeführt.

Nach der Implementierung der OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) und der Individualisierung des Tools - nach dem CI von Jungheinrich inkl. Hinterlegen eigener Tagungspauschalen, Rahmenvertragshotels und der Jungheinrich-Veranstaltungsrichtlinie - wurde ein Testzugang aufgesetzt, über den die Instanz von allen Beteiligten getestet werden konnte.

Diese Phase war geprägt von einem intensiven Austausch zwischen den Projektleitern bei Jungheinrich und den IT-Verantwortlichen bei meetingmasters.de. Aufgrund der Einbeziehung der Veranstaltungsplaner in den Entscheidungsprozess, einer konsequenten Unterstützung durch das Management sowie intensive Vor-Ort-Schulungen durch das erfahrene Support-Team von meetingmasters.de konnte in kurzer Zeit eine hohe Adoptionsrate erreicht werden.

Etablierung von Prozessstandards

Folgender Prozessablauf ist seitdem etabliert: Die Meetingplaner rufen moreDirect über die Einkaufssoftware SAP auf. Nach dem Such- und Anfrageprozess und der Auswahl des Tagungshotels wird das gewählte Hotel an das Einkaufstool als Warenkorb zur Genehmigung übergeben. Anschließend erfolgt die Bestellung und die Erzeugung einer SAP-Bestellnummer im Einkaufstool.

Nach der Veranstaltung übernimmt meetingmasters.de die Abrechnung über die Meeting Card des Kreditkartenanbieters AirPlus inkl. Rechnungskontrolle und Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation der Veranstaltungsrechnung.

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