Seite merken
 
Referenzen > Case Study

Chiesi GmbH - Manual 2020

Seit 2014 ist meetingmasters.de der kompetente Partner im Veranstaltungsmanagement der deutschen Gesellschaft des italienischen Pharmaunternehmens.

Nach zwei Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit wurde – zusätzlich zur Unterstützung des Tagungshoteleinkaufs – bereits das gesamte Zahlungsmanagement auf meetingmasters.de übertragen und auf den elektronischen Vertragsabschluss umgestellt.

Zur Website von Chiesi

Weiterer Ausbau der Zusammenarbeit

Als professioneller Service-Provider versuchen wir immer, Lösungen für unsere Kunden zu finden und deren Einkaufsprozesse stetig zu optimieren. Auch bei Chiesi hat sich weiterer Optimierungsbedarf ergeben: Bisher wurden Veranstaltungsanfragen vom Innendienst bei Chiesi an meetingmasters.de übergeben. Die Regionalleiter im Außendienst buchten ihre „Regionalmeetings“ mit den eigenen Anforderungen stets selbst. Für den internen Prozessablauf bei Chiesi war diese Vorgehensweise jedoch umständlich, denn jede Buchung muss durch den Innendienst in das unternehmensweite Einkaufssystem eingegeben werden. Zudem war die manuelle Buchung im stressigen Alltag der Außendienst-Mitarbeiter und die Abstimmung mit dem Innendienst sehr zeitaufwändig. Mit dieser Problemstellung wandte sich eine der Innendienstmitarbeiterinnen an ihren langjährigen persönlichen Ansprechpartner bei meetingmasters.de.

Zusammenarbeit von Innen- und Außendienst

Mit Hilfe der integrierten Teamwork-Funktion im MICE-Tool moreDirect wurde das „Dreiecksverhältnis“ zwischen Innen- und Außendienst bei Chiesi und meetingmasters.de in der Praxis umgesetzt: Die Mitarbeiter des Außendienstes übergeben ihre Anfragen jetzt direkt an ihren Support Angel. Dieser weist der jeweiligen Veranstaltung einen Meetingplaner aus dem Innendienst zu, der die Buchung abwickelt. Der verantwortliche Außendienst-Mitarbeiter ist weiterhin über die Teamwork-Funktion in den Vorgang eingebunden und wird bei jeder Nachricht aus dem Einkaufstool in cc gesetzt. So behält auch er jederzeit den Überblick über seine Veranstaltungen. Selbstverständlich werden diese Buchungen ebenfalls durch meetingmasters.de abgerechnet und fließen in das Reporting ein. Alle Beteiligten profitieren von der Prozessumstellung, indem sie Zeit und Prozesskosten sparen.

Buchung und Abrechnung weiterer Dienstleistungen

Mit der Abwicklung der Regionalmeetings des Außendienstes änderten sich auch die Anforderungen: Für eines der Regionalmeetings im Juni 2019 sollte neben dem Tagungshotel auch ein Rahmenprogramm in Form einer Waldwanderung hinzugebucht werden. Auch hier reagierte der Support Angel sofort und buchte die Wanderung über das MICE-Tool moreDirect.

So liegen alle für die Veranstaltung gebuchten Leistungen in einem Projekt in moreDirect ab. Zur Abrechnung im Anschluss erhält Chiesi auf diese Weise auch nur EINE Gesamtrechnung für die Veranstaltung von meetingmasters.de und profitiert damit von einer Verschlankung der Kreditorenbuchhaltung und gleichzeitiger Einsparung von Prozesskosten.


Sie haben noch
keinen Account?

Jetzt registrieren

Zeit sparen. Kosten senken. Überblick behalten.