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Nützliches Wissen

Hilfe-Center

In unserem Hilfe-Center stellen wir Ihnen nützliches Wissen für den Arbeitsalltag und rund um unsere Dienstleistungen und Web-Tools in Form von FAQs, Whitepaper und Checklisten zur Verfügung.

Sie haben weitere Fragen? Dann rufen Sie uns an unter 0651-145789-00. Wir sind Montag bis Freitag zwischen 8 Uhr und 18 Uhr für Sie da! Oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

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Erfolgreich Tagen

Nutzen Sie unsere übersichtliche Checkliste zur Planung Ihrer erfolgreichen Tagung!

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Checkliste

Planung einer Geschäftsreise

Was ist bei der Planung einer Geschäftsreise zu beachten? Unsere Checkliste gibt Ihnen hilfreiche Tipps!

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Whitepaper

Hybride Events planen

Erfahren Sie mehr in unserem Whitepaper "Hybride Events planen"

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FAQs

Wofür steht more?

more steht für meetingmasters.de Online Reservation Engine. more ist das technologische Herzstück, auf dem alle Dienstleistungen von meetingmasters.de beruhen. Grundsätzlich können damit alle Arten von Reservierungen bzw. Buchungen über das Internet abgewickelt werden. Je nach Anwendungsgebiet kommen die Module moreHotel (Online-Hotelreservierung von Einzelzimmern), moreEvent (Online-Teilnehmerregistrierung zu Kongressen) und moreDirect (Online – Tool für den Einkauf von Veranstaltungsleistungen) zum Einsatz.

Was heißt moreDirect?

moreDirect ist der Name unseres selbst entwickelten, webbasierten MICE-Einkaufs-Tools, über das alle Veranstaltungsanfragen abgewickelt werden. more steht dabei für meetingmasrers.de online reservation engine. Siehe auch „Wofür steht more?“.

Wer sind die Support Angels?

Die Account Manager von meetingmasters.de werden Support Angels genannt und verfügen über die nötige Erfahrung und Expertise im Veranstaltungsmanagement. Sie stehen Ihnen als persönliche Ansprechpartner jederzeit für Ihre Veranstaltungsanfragen zur Seite. Die Anfrageabwicklung erfolgt immer über das selbst entwickelte MICE-Einkaufs-Tool moreDirect.

Welche Vorteile habe ich durch den Service von meetingmasters.de?

Durch den persönlichen Service von meetingmasters.de und der professionellen Systemunterstützung unseres innovativen MICE-Einkaufs-Tools moreDirect sparen Sie Zeit und Kosten beim Einkauf von Tagungshotels und Locations. Sie übergeben uns nur die Eckdaten Ihrer Veranstaltung und wir recherchieren die passenden Hotels und Locations für Sie. Die Anfrage-Abwickung erfolgt komplett webbasiert, so dass Sie alle Angebote und Informationen zu den angefragten Leistungserbringern auf einen Blick haben.
Strategisch im gesamten Unternehmen eingesetzt, werden Arbeitsschritte reduziert, Prozesse optimiert und die Ausgaben für den Veranstaltungseinkauf transparent.

Schauen Sie sich hier unser explain-it-Video an. Wir haben die Vorteile unseres Services für Sie (visuell) zusammengefasst!

Kann ich Tagungshotels und Locations auch selbst über das MICE-Tool moreDirect suchen und anfragen?

Gerne können Sie unser MICE-Tool auch eigenständig nutzen. Durch die komfortable Weboberfläche erstellen Sie Ihre Anfrage mit nur wenigen Klicks selbst. Dabei stehen Ihnen unsere moderne Technologie und unser Portfolio an 27.000 Tagungshotels und Locations zur Verfügung. Sie können die Anfrage in jedem beliebigen Prozessschritt an Ihren Support Angel per Mausklick übergeben.

Welche Informationen benötigen die Support Angels von mir, um eine Anfrage zu starten?

Damit die Support Angels die Veranstaltungsanfrage gezielt nach Ihren Anforderungen und Wünschen starten können, benötigen sie folgende Informationen von Ihnen:

  • Veranstaltungsname
  • Veranstaltungszeitraum (ggf. Alternativtermin)
  • Ort für die Veranstaltung bzw. bevorzugte Region
  • Teilnehmerzahl
  • Raumanforderungen und Bestuhlung
  • benötigte Technik und gewünschte Verpflegung
  • Informationen über benötigte Übernachtungsmöglichkeiten
  • Besonderheiten bzgl. der Veranstaltung


Die Eckdaten können Sie per E-Mail an info[at]meetingmasters.de, per Telefon unter 0651 145789-00 oder direkt über das MICE-Tool an die Support Angels übergeben.

Was kostet der Tagungsservice?

Der Tagungsservice von meetingmasters.de ist für Sie kostenfrei, denn unser Service wird über die Vermittlungskommissionen der Hotels refinanziert. Selbstverständlich wirkt sich dies nicht negativ auf die angebotenen Preise aus, denn die Hotels profitieren von dem großen Vertriebspotenzial unseres MICE-Tools und deren benutzerfreundlichen Quotierung durch die strukturierten Formulare.

Wer ist Vertragspartner bei der Buchung?

Der Veranstaltungsvertrag kommt nach wie vor direkt zwischen Ihnen (dem Kunden) und dem gebuchten Hotel (dem Leistungserbringer) zustande – wenn Sie möchten auch digital.

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Wir übernehmen für Sie - selbstverständlich nach Ihren Vorgaben und den Anforderungen an die Veranstaltung - die Recherche nach geeigneten Hotels, fragen ausgewählte Häuser an und ermitteln für Sie die Verfügbarkeit und Preise. Dabei bringen wir unsere ganze Erfahrung und Expertise ein. Dabei erfolgt die Abwicklung komplett online über unser MICE-Einkaufs-Tool moreDirect. Hier liegen die Angebote in standardisierter und vergleichbarer Form für Sie vor und bieten Ihnen so die perfekte Entscheidungsgrundlage. Gerne übernehmen wir auch die Ratennachverhandlung, stehen Ihnen durchgängig beratend zur Seite und nehmen die Buchung Ihres favorisierten Angebotes, sowie die Absage der übrigen Hotels für Sie vor. Bis zur Vertragsanforderung läuft die Kommunikation beidseitig über die Support Angels von meetingmasters.de.

Auf Wunsch übernehmen wir auch die Detailabsprachen mit dem gebuchten Hotel. Sprechen Sie uns einfach an!

Was passiert, wenn die Zusage erfolgt ist?

Nachdem Sie sich für ein Angebot entschieden haben, erhält das Hotel Ihre Kontaktdaten über das MICE-Tool und kommt anschließend mit dem Veranstaltungsvertrag auf Sie zu. Ab hier läuft die Kommunikation und Detailabsprache zwischen Ihnen und dem Hotel direkt. Der Abschluss des Vertrages erfolgen nach wie vor direkt zwischen Ihnen und dem Leistungserbringer. Die übrigen Angebote werden automatisch über das Tool abgelehnt.

Welche Arten von Verträgen gibt es?

Standardvertrag: Das Hotel erstellt auf Grundlage der mit uns im MICE-Tool ausgehandelten Preise und Bedingungen einen eigenen Veranstaltungsvertrag, der von Ihnen auf Korrektheit geprüft und anschließend unterschrieben wird.

Elektronischer Vertrag: Der Vertrag wird im Anschluss an die Zusage Ihres favorisierten Angebotes elektronisch anhand der im MICE-Tool ausgehandelten Preise und Bedingungen als PDF generiert und hinterlegt. Alle Daten, Korrespondenzen und Details werden automatisch festgehalten und sind Bestandteil des Vertrages. Mit wenigen Klicks wird der Vertrag online rechtssicher abgeschlossen und revisionssicher archiviert. Der Abschluss erfolgt damit papierlos und ohne Medienbrüche. Eine Unterschrift ist nicht mehr notwendig.

Erhalte ich Sonderpreise von den Hotels, wenn ich über meetingmasters.de buche?

Aufgrund des hohen Anfrage- und Buchungsvolumens, sowie gezielten Nachverhandlungen erwirken wir oft günstigere Preise im Vergleich zur Direkt-Aanfrage an die Hotels. In keinem Fall aber liegt der Preis höher.

Wie kann ich meine Anfrage an meetingmasters.de übermitteln?

Gerne können Sie uns die Eckdaten und Anforderungen Ihrer Veranstaltung per Telefon (0651-145789-00), E-Mail (info@meetingmasters.de), Fax (0651-145789-400) oder direkt online über direct.meetingmasters.de übergeben und Ihr Support Angel wird sofort für Sie tätig!

Wie verbindlich ist die Zusammenarbeit mit meetingmasters.de? / Bin ich zu einer Buchung verpflichtet?

Die Veranstaltungsanfrage ist für Sie unverbindlich, d.h. wir können jederzeit Änderungen und Anpassungen an den Veranstaltungseckdaten für Sie vornehmen oder den gesamten Vorgang auf Ihren Wunsch abbrechen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen. Natürlich ist unser Ziel immer, das für Sie und Ihre Veranstaltung perfekte Hotel zu finden und unseren Vermittlungsauftrag bis zur Buchung auszuführen. Dabei entscheiden Sie, welches Hotel gebucht wird. Wir übernehmen dann für Sie die Ausführung der Zusage und der Absagen. Sobald eine Zusage erfolgt und der Veranstaltungsvertrag mit dem Hotel zustande gekommen ist, gelten die Stornierungsbedingungen des gebuchten Hotels.

Wie erhalte ich die Angebote, wenn ich den Tagungsservice beauftragt habe?

Wir übernehmen die Fleißarbeit für Sie! Es ist nicht nötig, dass Sie selbst zu den Hotels Kontakt aufzunehmen. Nachdem wir den selektierten Hotels die Eckdaten und Anforderungen Ihrer Veranstaltung über unser MICE-Tool mitgeteilt haben, können diese ein Angebot über das Tool abgeben. Die Angebotsabgabe erfolgt über ein standardisiertes Angebotsformular. Nach eingehender und sorgfältiger Prüfung der Angebote kontaktieren wir Sie und stellen Ihnen eine Angebotsübersicht in unserem Tool moreDirect zur Verfügung. Durch die strukturierte Abfrage liegen alle Angebote in standardisierter, schnell vergleichbarer Form und komplett durchkalkuliert für Sie vor. Jedes Angebot ist verlinkt mit der Web-Präsentation des dazugehörigen Hotels. So stehen Ihnen alle wichtigen Informationen gebündelt zur Verfügung – die perfekte Entscheidungsvorbereitung!

Ich habe bereits Hotels angefragt, ist eine Zusammenarbeit / Beauftragung dennoch möglich?

Legen Sie die zeitintensive Suche komplett in die Hände der Support Angels – diese erledigen die Fleißarbeit für Sie! Es ist unsere Aufgabe, passende Hotels zu suchen, diese anzufragen sowie die Verfügbarkeiten und Preise zu prüfen. Sie haben schon Hotels für Ihre Veranstaltung angefragt? Kein Problem, wir übernehmen gerne! Teilen Sie uns einfach mit, welche Hotels Sie bereits kontaktiert haben.

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