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31.03.2021 // Nina Kulik

Hybride Meetings - die Zukunft der MICE-Branche?

Chancen und Grenzen von hybriden Formaten

Die Corona-Krise und die damit einhergehenden Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie haben die Digitalisierung im Allgemeinen und den ohnehin schon vorhandenen Trend zu virtuellen und hybriden Veranstaltungsformaten im Speziellen im vergangenen Jahr beschleunigt. Veranstaltungsplaner waren gezwungen, schnell auf den „Zug aufzuspringen“ und sich in kürzester Zeit mit den neuen Formaten auseinanderzusetzen. Nach einem Jahr fragen wir uns: Welche Chancen eröffnen sich durch diese Art der Zusammenkunft und wo stoßen hybride Formate an ihre Grenzen?

Was versteht man unter hybriden Veranstaltungen?

Der Begriff „hybrid“ wird im Duden als „aus Verschiedenartigem zusammengesetzt, gemischt, zwitterhaft“ definiert. Auf Veranstaltungen bezogen bedeutet es grundsätzlich eine Mischung aus persönlichen und digitalen Komponenten – Veranstaltungen also, die sowohl live vor Ort als auch virtuell besucht werden können.

Aber ist ein Live-Event, bei dem sich Teilnehmer online dazuschalten, gleich ein hybrides Event? Ist ein Bundesliga-Fußballspiel hybrid, weil neben Stadionpublikum noch Zuschauer vor dem Fernseher sitzen?

Die Herausforderungen bei der Durchführung eines hybriden Events ist, alle Teilnehmer gleichermaßen in das Geschehen einzubeziehen und die technischen Hilfsmittel bestmöglich einzusetzen. Das bedeutet, ein virtueller Teilnehmer soll dem physisch anwesendem Teilnehmer gegenüber keine Nachteile empfinden. Dennoch muss immer beachtet werden, dass onsite- und online-Teilnehmer unterschiedliche Bedarfslagen haben.

Eine Veranstaltung ist demnach hybrid, wenn sich die online teilnehmenden Personen auch interaktiv beteiligen und mit den vor-Ort-Teilnehmenden Kontakt aufnehmen können. Ein rein digitales Event kann dagegen auch komplett virtuell ablaufen: Moderator, Referenten und Teilnehmer nehmen per Webcam von unterschiedlichen Standorten teil. Eine Differenzierung zwischen den beiden Formaten ist entscheidend für die Wahl der technischen Ausstattung.

 

Wo stoßen hybride Formate an ihre Grenzen?

Klar ist inzwischen: Nicht jede Art von Veranstaltung lässt sich ganz einfach hybrid umsetzen. Business Meetings innerhalb fester, eingespielter Teams können ohne großen Aufwand digital abgehalten werden. Bei Veranstaltungen, die auch die emotionale Seite ansprechen (z.B. Incentives, Teambuilding) oder Formate, bei denen der persönliche Austausch von großer Bedeutung ist, sind schwieriger mit einer online-Komponente umzusetzen. Hier stößt die so wichtige nonverbale Kommunikation durch Gestik und Mimik an ihre Grenzen. „Der Networking-Aspekt und der Wunsch nach Erlebnissen ist jedoch im digitalen Raum nicht ansatzweise zu ersetzen und daher werden wieder Live-Events stattfinden“, resümiert Alexandra Weber, Sales Director bei der Lindner Hotels AG. (Das gesamte Interview mit Alexandra Weber lesen Sie hier.)

Je weitreichender die Integration der online-Teilnehmenden, desto höher die Kosten für die Durchführung eines solchen Events. Daher muss abgewogen werden, welcher Nutzen eine hybride Veranstaltung in Relation zu den Kosten haben wird. Es liegt in der Natur der Sache, dass der gesamte Ablauf wesentlich komplexer ist als bei einer reinen Präsenz- oder Online-Veranstaltung. Die beiden unterschiedlichen Teilnehmergruppen müssen gleichermaßen informiert werden. Die virtuellen Teilnehmer stellen andere Fragen als ein Teilnehmer vor Ort. Darauf muss das Veranstalter-Team vorbereitet sein. Wichtige Voraussetzung dafür ist, dass sie sich mit der neuen Technik bestmöglich vertraut machen und geschult werden. Nicht nur, um einen störungsfreien Ablauf zu gewährleisten, sondern auch um die Teilnehmer*innen vor den Bildschirmen unterstützen zu können.
Dabei ist insbesondere die komplexe Technik zu beachten. Eine professionelle Begleitung durch einen spezialisierten Dienstleister ist dabei unabdingbar. Denn funktioniert die Technik nicht, springen die Teilnehmer schnell ab. Zudem wird zusätzliches Personal gebraucht: zur Betreuung der vor-Ort-Teilnehmer UND der online-Teilnehmer.
Eine detaillierte Vorbereitung mit einem guten Briefing und vielen Proben ist also das A und O.

Welche Vorteile haben hybride Veranstaltungsformate und welche Chancen ergeben sich daraus für die Veranstaltungswirtschaft?

Auch wenn inzwischen – nach einem Jahr Corona-Ausnahmezustand – wirksame Mittel zur Bekämpfung des Virus entwickelt wurden, so wird es uns dennoch vorerst weiter begleiten. In Hinblick auf ein weiterhin hohes Infektionsgeschehen sind hybride Veranstaltungen daher ein wichtiges Instrument, um Zusammenkünfte zu erlauben. Aber auch langfristig – nach der Pandemie – können hybride Formate die Meeting-Industrie bereichern, weil sie wichtige Vorteile bringen.
Dabei liegt der größte Vorteil auf der Hand (auch nach der Pandemie): Ein hybrides Event hat durch die Möglichkeit der virtuellen Teilnehmer*innen eine höhere Reichweite, denn so können auch Teilnehmer über große Distanzen hinweg erreicht werden, die aus zeitlichen, ökonomischen und ökologischen Gründen nicht vor Ort sein können. Damit verbunden sind nachhaltige Auswirkungen: geringerer CO2-Ausstoß und weniger Müllaufkommen vor Ort. Auch die Hemmschwelle zur Teilnahme wird möglicherweise verringert, so nehmen Kunden vielleicht eher teil, wenn eine Teilnahme nicht mit großem Aufwand verbunden ist.

Welche Rolle ein digitales Teilnehmermanagement spielt

Wer Teilnehmer sowohl physisch vor Ort als auch virtuell zulässt, muss beide Gruppen digital managen. Mit einem professionellen Teilnehmermanagement-System wie moreEvent können Planer sowohl vor-Ort-Teilnehmer als auch die virtuellen Teilnehmer erfassen. Mit einem flexiblen System können verschiedene Teilnehmergruppen angesprochen werden: Von der Einladung, über die Veranstaltungs-Website bis zum Registrierungsprozess können so unterschiedliche Inhalte und Informationen bereitgestellt werden, die den verschiedenen Bedarfen von onsite- und online-Teilnehmern entsprechen. Vor-Ort-Teilnehmer erhalten ein Einlass-Dokument, mit dem sie kontaktlos einchecken können. Virtuellen Teilnehmern wird der Zugangslink geschickt.

Auch für das abschließende Reporting und die Nachverfolgung von Kontakten ist eine webbasierte Verwaltung der Teilnehmer unerlässlich.

Zukünftige Bedeutung

Nach Beurteilung der Vor- und Nachteile von hybriden Formaten, ist für uns eins klar: Präsenzformate werden immer wichtig sein, ja, viele Brancheninsider gehen sogar von einem zumindest kurzfristigen Boom aus, sobald diese wieder möglich sind – natürlich weiterhin unter strengen Hygiene- und Sicherheitsauflagen.

Auch aus den Gesprächen mit unseren Kunden und Hotelpartnern wissen wir, dass die Sehnsucht nach Präsenzveranstaltungen sehr groß und die Anfrage nach hybriden Formaten noch eher zurückhaltend ist. So geht Alexandra Weber davon aus, dass hybride Veranstaltungen zwar „auch zukünftig Teil der Meeting-Industrie bleiben werden“, aber „das Verlangen der Menschen, sich analog zu treffen“ weiterhin sehr groß sei.

Gründe für die noch zurückhaltende Buchungslage liegen sicher in der noch immer unsicheren Planungssituation, denn aktuell ist nicht abzusehen, wann wo Veranstaltungen in welchem Umfang wieder möglich sind. Verbunden mit den zu Beginn relativ hohen Investitionskosten für die Durchführung hybrider Formate lässt Veranstaltungsplaner offenbar noch zögern. Vielmehr wird auf Präsenzformate ab Herbst gesetzt. Das zeigen auch die festen Buchungen von Präsenzformaten in unserem Vertriebssystem.

Dennoch glauben wir, dass sich die Art, wie getagt wird, wandelt, indem online-Komponenten bei der Veranstaltungsorganisation langfristig eine wichtige Rolle spielen werden und damit eine sinnvolle Ergänzung zu Präsenzveranstaltungen darstellen.

Auch die Tagungshotellerie sieht darin eine Chance, sich und ihre Angebote breiter aufzustellen und auf den Trend zu hybriden Veranstaltungsformaten vorbereitet zu sein. Das belegt auch eine Online-Befragung, die das German Convention Bureau (GCB) in Zusammenarbeit mit dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC) Ende 2020 durchgeführt hat. Demnach gaben die Hälfte der befragten Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations an, bereits in hybride und digitale Formate investiert zu haben. Die andere Hälfte war damit bereits ausgestattet. Zudem haben die Hotels das vergangene Jahr genutzt, um detaillierte, wirksame Hygiene- und Sicherheitskonzepte zu erarbeiten.

Viele haben in Videotechnik investiert, eigene Streaming-Studios eingerichtet und sich mit spezialisierten Technik-Dienstleistern zusammen geschlossen.

Wie sich die ATLANTIC Hotels auf das „New Normal“ vorbereitet haben, lesen Sie in unserem Special.

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