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Veranstaltungsorganisation unter Corona-Bedingungen

04.08.2021 | Nina Kulik

Die Corona-Pandemie stellt die Gesellschaft vor riesige Herausforderungen – privat wie beruflich. Die Veranstaltungswirtschaft hat es besonders hart getroffen. Hybride und reine Online-Formate haben viele Präsenzveranstaltungen ersetzt. Trotzdem werden Live-Veranstaltungen weiterhin eine große Rolle spielen – wenn auch unter besonderen Bedingungen. Mittlerweile ist klar, dass wir noch eine ganze Weile mit dem Virus und den damit einhergehenden Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie umgehen müssen.

Diese Maßnahmen betreffen u.a. Kontaktbeschränkungen, Abstands- und Hygieneregeln sowie die Nachverfolgung von Kontakten. Diese gelten insbesondere bei Veranstaltungen, bei denen sich Menschen nun mal begegnen. Schon unter „normalen“ Bedingungen erfordert die Organisation von Veranstaltungen umfassende und verantwortungsvolle Entscheidungen, bei der ganz unterschiedliche Interessen und Eventualitäten berücksichtigt werden müssen. Eine Veranstaltung in Corona-Zeiten zu planen ist auf den ersten Blick um ein Vielfaches komplizierter – schon allein wegen der sich ständig ändernden Auflagen innerhalb der 16 verschiedenen Landesverordnungen und im Ausland.

Wir möchten in diesem Artikel einen Überblick geben, was zu beachten ist, wie Sie sich als Veranstalter selbst, aber auch Ihre Teilnehmer schützen und wo Sie sich über die geltenden Bestimmungen informieren können. Denn: Hat man erstmal die richtigen Informationen, ist die Planung gar nicht mehr so kompliziert.

Vor der Veranstaltung

Essenziell für die Durchführung von Veranstaltungen im „New Normal“ ist das Vorhandensein eines ausgereiften Sicherheitskonzepts, das zum einen konkrete Maßnahmen während der Veranstaltung enthält und zum anderen verschiedene Szenarien behandelt, um auf die Dynamik der Pandemie und den sich damit ständig verändernden Auflagen reagieren zu können. In einigen Bundesländern ist auch die Berufung eines Corona-Beauftragten vorgeschrieben. Das ist auch empfehlenswert, weil es damit eine zentrale Stelle für die Umsetzung der Maßnahmen gibt.

Auch Hotels und Locations haben inzwischen ausgeklügelte Sicherheits- und Hygienepläne etabliert, die den höchsten Standards entsprechen und die Sie bei der Umsetzung Ihres Konzeptes unterstützen. In unserer Location-Datenbank werden diese Anbieter extra gekennzeichnet.

Bei der Auswahl der geeigneten Location müssen darüber hinaus in Hinblick auf die Corona-Sicherheitsstandards folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • Einhaltung des Mindestabstands von mindestens 1,5m (Beachtung der geänderten Raumgröße)
  • Möglichkeit, die Veranstaltung in eine hybride oder virtuelle Veranstaltung umzuwandeln
  • Möglichkeit zur Steuerung der Besucherströme
  • Einplanung größerer Wartebereiche (Eingang / Ausgang, Sanitäranlagen, Verpflegungssituationen etc.)

Durch den Einsatz eines professionellen Teilnehmermanagement-Systems können Sie entscheidend zur Sicherheit Ihres Events beitragen: Über die Veranstaltungswebsite und die dazugehörige Nachrichten-Funktion können Sie Ihre Teilnehmer über die geltenden Regeln und Hygiene-Vorschriften informieren und deren Einwilligung zu den geltenden Regeln einholen. Mittels einer Kontingentverwaltung kann die Teilnehmeranmeldung begrenzt werden. Dabei werden auch die Kontaktdaten zur lückenlosen Nachverfolgung datenschutzkonform gespeichert. 

Maßnahmen während der Veranstaltung

Die konkreten Maßnahmen aus dem Sicherheitskonzept müssen während der Veranstaltung konsequent eingehalten und ständig überprüft werden. Dabei ist es sehr wichtig, das Personal entsprechend zu schulen. Folgende Mittel sind mindestens umzusetzen:

  • Digitale Verwaltung der Teilnehmer mittels eines webbasierten Teilnehmermanagement-Systems
  • Kontaktloser Check-in (Scannen eines QR-Codes)
  • Gesundheits-Check am Eingang: Messung der Körpertemperatur, Abfrage von Symptomen (auch bei leichten Symptomen kein Einlass), Durchführung von Schnelltests
  • Ausreichende Lüftung der Location
  • Regelmäßige Desinfektion von Kontaktflächen (Türklinken, Schalter, Tische, Griffe etc.)
  • Ausreichende Anzahl von Desinfektionsspendern zur Handdesinfektion aufstellen (ACHTUNG: regelmäßig auffüllen)
  • Informieren der Teilnehmer vor Ort
  • Einhalten des Mindestabstands
  • Tragen von Mund-Nasen-Schutz (Bereitstellen von Masken am Eingang)
  • Einhalten der vorgesehenen Wege
  • Verhalten an bestimmten Punkten (z.B. Sanitäranlagen, Catering)

Nach der Veranstaltung

Mit Hilfe eines professionellen Teilnehmermanagement-Tools werden die Teilnehmerdaten gespeichert, so dass Sie eine Liste aller tatsächlich anwesenden Besucher im Bedarfsfall an die zuständige Behörde weitergeben können und Kontaktpersonen so lückenlos nachverfolgt werden können.

Wo Sie sich informieren können

Es ist nahezu unmöglich, alle vorhandenen Regeln und Auflagen aktuell darzustellen. Die oben genannten Maßnahmen sind grundsätzliche Tipps, die aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben können. Daher haben wir noch eine Sammlung von nützlichen Informationsquellen zusammengestellt, bei denen Sie sich über die aktuellen Gegebenheiten und Auflagen informieren können:

Handlungsempfehlungen

Übersicht der Landesverordnungen

Veranstaltungsrecht unter Corona-Bedingungen

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