Impftermine mit Teilnehmermanagement-System buchen
Ärzte sparen Zeit und Kosten
Unser selbst entwickeltes Teilnehmermanagement-System „moreEvent“ läuft stabil und produktiv als Plattform zur Buchung von Impfterminen beim Hausarztzentrum Konz.
Mit der Einbindung niedergelassener Ärzte in die Corona-Impfstrategie können auch Hausärzte seit Ostern Impfungen bei ihren Patient*innen durchführen, damit die Impfkampagne in Deutschland endlich Fahrt aufnimmt. Weil die Impfdosen bis jetzt noch in sehr geringen Mengen ausgeliefert werden, müssen sich auch die Hausärzte und -ärztinnen grundsätzlich an die Impfreihenfolge halten. Für viele Arztpraxen bedeutet die Einbindung in die Impfkampagne damit einen stark erhöhten Organisationsaufwand bei der Vergabe von Impfterminen. Viele Patient*innen erkundigen sich persönlich oder telefonisch nach einem Termin, so dass der normale Praxisbetrieb massiv gestört wird.
In Zusammenarbeit mit dem Hausarztzentrum Konz entstand daher die Idee, unser Teilnehmermanagement-System „moreEvent“ als Buchungssystem für die Impftermine zu implementieren.
Der Einsatz des Online-Tools bedeutet sowohl für die Impfpatient*innen als auch für die Arztpraxis eine enorme Vereinfachung des Prozesses der Impfanmeldung und damit eine große Einsparung an Zeit und Kosten.
So funktioniert die Buchung eines Impftermins
In engem Austausch mit dem Hausarztzentrum Konz wurden die Eckdaten und Anforderungen an das System definiert. In diesem Prozess haben beide Seiten ihre Expertise und Erfahrungen eingebracht und das System konnte in kurzer Zeit durch unsere Software Developer aufgesetzt werden. Über die Homepage der Praxis werden die Patient*innen jetzt auf die Terminbuchungsseite geleitet. Das Angebot zur Buchung eines Impftermins geht immer einher mit einer kompletten Webseite (analog zur Event-Website), auf der alle relevanten Informationen, Dokumente, Links etc. vom Praxis-Team über das integrierte Content-Management-System (CMS) für die Patient*innen bereitgestellt werden. Die Inhalte können jederzeit editiert werden – damit entfällt die Abhängigkeit von einer Agentur und die damit einhergehende Zeitverzögerung und der Kostenaufwand. Auch die verfügbaren Impftermine werden mit wenigen Handgriffen über das CMS tagesgenau ins Internet gestellt. Dort wählen die Patient*innen ihren Wunschtermin.
Den Rest erledigt das System:
- automatisierter Versand einer Bestätigungsmail mit allen Details zum Impftermin auf Basis einer hinterlegten E-Mail-Vorlage
- Web-Link mit einer persönlichen Ident-Nr. (PIN) zum Stornieren des Termins im Bedarfsfall
- automatisierter Versand einer Stornierungsbestätigung auf Basis einer hinterlegten E-Mail-Vorlage
Flexible Nutzung
Hinter jedem eingestellten Impftermin (also z.B. 04.06.2021, 14.00 Uhr) ist ein Kontingent hinterlegt. Ist das Kontingent erschöpft, schließt das System automatisch die Buchbarkeit. Vergeben werden dabei immer Impftermin-Paare, so dass der Termin für die zweite Impfung automatisch mitgebucht wird.
Die mit den entsprechenden Rechten ausgestatteten Mitarbeiter*innen der Praxis haben jederzeit die Möglichkeit, die Kontingente zu erhöhen, zu senken oder mit einem Klick sofort zu schließen. Selbstverständlich lassen sich auch jederzeit weitere Impftermine hinzufügen, die dann wieder mit eigenen Kontingenten ausgestattet sind.
Verlagerung von manuellen Prozessschritten auf das Internet
Durch das Verlegen und Zusammenfassen wichtiger Informationen und Arbeitsschritte auf EINER zentralen Internetplattform bzw. in einem einzigen webbasierten System, entfallen viele Arbeitsschritte sowohl für die Patienten*innen, als auch das Praxis-Team. So werden auf Praxisseite Medienbrüche wie das Hantieren mit Telefon, Excel, E-Mails, Faxen, Word-Dateien etc. pp. und dem ganzen damit verbundenen Aufwand beseitigt. Zugleich werden Arbeitsschritte automatisiert, also vom System übernommen, und entfallen damit ganz: Patient*innen buchen ihre Impftermine bequem per Mausklick und bekommen automatisch eine verbindliche Bestätigung. Selbstverständlich werden die Patientendaten DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet.
Die Verlagerung von manuellen Arbeitsschritten auf das Internet spiegelt den Grundgedanken der webbasierten Arbeitsweise von meetingmasters.de wider. Dank der Flexibilität unseres selbst entwickelten Tools können wir moreEvent in verschiedenen Kontexten einsetzen und mit wenigen Handgriffen an besondere Anforderungen anpassen. Wir freuen uns daher, dass unser Teilnehmermanagement-System neben den Eventmanagern nun auch Mitarbeiter*innen von Arztpraxen entlastet und wir damit einen kleinen Teil zur Bekämpfung der Pandemie beitragen können.