Meetings sind auf dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Doch nicht jedes Meeting verfolgt denselben Zweck, denn je nach Ziel, Teilnehmenden und Kontext unterscheidet sich nicht nur der Ablauf, sondern auch die passende Methode.
Wer das passende Format wählt, kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Teamarbeit stärken und die Produktivität der eigenen Mitarbeiter maximieren. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Meetingarten vor und zeigen, welche Formate sich für welche Anlässe besonders gut eignen.
Onboarding-Meetings
Onboarding-Meetings sind ein zentraler Bestandteil des Einarbeitungsprozesses neuer Mitarbeiter. Ziel ist es, neue Teammitglieder strukturiert in das Unternehmen, die Arbeitsabläufe und in konkrete Aufgaben einzuführen.
Ein gut organisiertes Onboarding schafft nicht nur Orientierung, sondern fördert das Willkommensein, die Motivation und Zugehörigkeit. Es findet häufig am ersten Arbeitstag oder in den ersten Wochen statt.
Jour Fixe
Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges Team-Meeting zu einem festen Zeitpunkt. Anders als bei spontanen Besprechungen bringt der Jour Fixe Struktur, Verlässlichkeit und einen klaren Rahmen in den Arbeitsalltag. In kompakten 30-60 Minuten geht es um alles Wichtige:
- Status-Updates
- Aktuelle Herausforderungen
- To-dos der Woche
Daily
Das Daily ist ein kurzes, tägliches Meeting, das vor allem in agilen Teams fester Bestandteil des Arbeitsalltags ist. In max. 15 Minuten bringt sich das Team kompakt und fokussiert auf den neuesten Stand.
Dabei werden drei zentrale Fragen beantwortet: Was haben wir gestern erreicht? Was steht heute an? Gibt es Hindernisse oder Blockaden?
Kickoff-Meetings
Kickoff-Meetings sind dazu da, die Ziele eines neuen Projekts zu besprechen und sich als Team gemeinsam darüber auszutauschen. Es gilt als Startschuss eines neuen Projekts und lebt aus einer Mischung aus Information und Motivation. Folgende Fragen werden hier besprochen:
- „Welches Teammitglied macht was?
- Was sind unsere Projektziele und wie sieht unser Zeitplan aus?“
Brainstorming-Meetings
Beim Brainstorming geht es nicht um Status oder Entscheidungen, sondern vielmehr um neue Ideen und unkonventionelle Lösungsansätze. Das Meeting ist auf Ideenfindung und Lösungsentwicklung ausgerichtet und dient dazu, innerhalb eines Teams oder Gruppe möglichst viele und vielfältige Vorschläge zu einem bestimmten Thema, Problem oder Ziel zu sammeln.
Bei einer Dauer von 60-120 Minuten sollen frische Impulse und neue Ideen gefördert werden.
Feedback- und Retro-Meetings
Feedback-Meetings bieten in Einzelgesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, oder im Teamkontext Raum für ehrliche, konstruktive Rückmeldungen. Sie dienen dazu, Leistungen zu würdigen, Erwartungen zu klären und Entwicklungspotenzial aufzuzeigen. Regelmäßige Feedback-Meetings verbessern die Zusammenarbeit, schaffen Vertrauen und beugen Missverständnisse vor.
Die Retroperspektive ist ein zentrales Element agiler Arbeitsweisen, etwa im Scrum-Prozess. Das Projektteam reflektiert am Ende eines Sprints oder Projekts gemeinsam:
- Was lief gut?
- Was lief nicht so gut?
- Was können wir zukünftig besser machen?
Ziel von Retro-Meetings ist es, die Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und aus Erfahrungen zu lernen. Der Blick nach vorn steht dabei immer im Fokus.
Budget-Meetings
Budget-Meetings drehen sich um die finanzielle Planung und Steuerung eines Projekts, Bereichs oder gesamten Unternehmens. Teilnehmer eines solchen Meetings sind in der Regel Führungskräfte, Projektverantwortliche, Controlling und externe Stakeholder. In Budget-Meetings werden nicht nur die Zahlen diskutiert, sondern strategische Entscheidungen getroffen und finanzielle Erwartungen, Ziele und Grenzen klar definiert. Diese Art von Meetings liefert klare Antworten auf zentrale Fragen wie: Was wird ausgegeben und wofür? Welchen konkreten Mehrwert erwarten wir?
Ziele können sein:
- Festlegung eines neuen Budgets (z.B. für das kommende Quartal oder Jahr)
- Budgetfreigaben für Projekte oder Abteilungen
- Kostenkontrolle und Forecasts
- Engpässe oder Einsparpotenziale erkennen
Gute Vorbereitung, offene Kommunikation und klare Zahlen sind dabei der Schlüssel zu einem effizienten und konfliktfreien Ablauf.
Remote, hybrid oder live?
Die Zeiten rein stationärer Meetings sind vorbei. Ob Remote, per Videocall, klassisch vor Ort oder hybrid mit beiden Formen kombiniert: im Jahr 2025 bieten sich mehr Möglichkeiten denn je. So vielfältig die Optionen auch sind, die gewählte Meeting-Form hat entscheidenden Einfluss auf Effizienz, Beteiligung und Ergebnisqualität. Die Wahl des richtigen Formats sollte sich also nicht am Zufall, sondern am Ziel des Meetings orientieren.
Hier ein Überblick, wann welche Variante sinnvoll ist.
Face-to-Face
In persönlichen Meetings werden Körpersprache, Stimmung und Reaktionen direkt spürbar. Vor-Ort-Meetings sind ideal für:
- Vertrauliche Gespräche
- Kreative Workshops
- Teambuilding-Aktivitäten
- Brainstormings und Konfliktlösungen
Remote
Remote-Meetings sind heute aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Richtig eingesetzt, sparen sie Zeit und ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit über Distanzen hinweg. Besonders gut geeignet sind virtuelle Meetings für:
- Schnelle Status-Updates und Abstimmungen
- Regelmäßige Team-Meetings
- Zusammenarbeit mit internationalen Teams
Hybrid
Ein hybrides Meeting ist eine Besprechungsform, bei der ein Teil der Teilnehmer physisch vor Ort ist, während andere online per Videokonferenz zugeschaltet sind. Diese Form vereint die Mischung aus Präsenz- und virtueller Teilnahme und verbindet das Beste aus zwei Welten.
Die Kommunikation erfolgt gleichzeitig über Raum und Bildschirm und erfordert die passende technische Ausstattung.
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