Ein Präsenzmeeting ist laut Definition eine Veranstaltung, bei der alle Teilnehmenden physisch an einem Ort zusammenkommen, sich über bestimmte Themen austauschen, Diskussionen führen und gemeinsam Entscheidungen treffen. Im Gegensatz zu Videokonferenzen findet ein Präsenzmeeting in einem realen Raum statt.
In der modernen Arbeitswelt sind virtuelle Meetings längst zum Alltag geworden. Sie sind effizient, technisch unkompliziert und ortsunabhängig. Doch trotz aller Vorteile ist die direkte Interaktion in vielen Situationen die bessere Wahl. Doch was macht persönliche Treffen so wirkungsvoll? In diesem Beitrag zeigen wir, warum Präsenzmeetings auch im digitalen Zeitalter unverzichtbar bleiben.
Bessere Kommunikation
Ein Präsenzmeeting bedeutet mehr als die physische Anwesenheit in einem Raum. Es schafft Aufmerksamkeit und die Verbindlichkeit des Austauschs. Der Großteil unserer Kommunikation läuft nonverbal ab, etwa durch Gestik, Mimik, Körperhaltung und Blickkontakt. Die persönliche Interaktion ermöglicht es, nonverbale Hinweise des Gegenübers wahrzunehmen und zu lesen. In Videokonferenzen gehen viele dieser Signale verloren oder werden nur unvollständig wahrgenommen.
Schlechte Kameraqualität, zeitliche Verzögerungen und ein fehlender Rundumblick erschweren die zwischenmenschliche Wahrnehmung. Präsenzmeetings begünstigen nicht nur effektivere Diskussionen, sondern schaffen auch ein Umfeld, in dem kreative Zusammenarbeit auf natürliche Weise entsteht. Der direkte Austausch von Ideen, Reaktionen und Meinungen ist in einem gemeinsamen Raum deutlich dynamischer und spontaner als in einem virtuellen Format. Whiteboards, Notizzettel und Körpersprache fördern einen kreativen Flow, der Innovationen vorantreibt.
Höhere Aufmerksamkeit und Konzentration
In Videocalls ist Ablenkung oft nur einen Klick entfernt: Schnell wird nebenbei noch eine E-Mail beantwortet, eine Nachricht gelesen oder eine andere Aufgabe erledigt. In Präsenzmeetings hingegen liegt der Fokus deutlich stärker auf dem eigentlichen Geschehen.
Die physische Anwesenheit schafft eine Form der Verbindlichkeit. Eine Studie von Schwartz et. al. (2024) belegt zudem, dass persönliche Treffen die Aufmerksamkeit und Konzentration steigern und die aktive Beteiligung der Teilnehmenden fördern.
Stärkere Teamdynamik und bessere Beziehungen
Ein weiterer Vorteil von Präsenzmeetings ist der dabei entstehende Teamgeist. Dieser entsteht nicht durch Bildschirme, sondern durch direktes Miteinander.
Präsenzmeetings schaffen Vertrauen, stärken das Miteinander, sorgen für ein besseres Arbeitsklima und tragen zur Stärkung der Unternehmenskultur bei. Auch das haben wir bei unserem IT-Meeting am Nüburgring deutlich gespürt, denn persönliche Begegnungen fördern den Austausch und inspirieren zu neuen Ideen, die im Alltag oft zu kurz kommen.
Schnellere Entscheidungen und produktivere Meetings
In einem Raum gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten, erzeugt eine andere Energie als ein virtuelles Brainstorming. In Präsenzmeetings verlaufen Diskussionen intensiver und Entscheidungen werden schneller und nachhaltiger getroffen. Rückfragen können dierekt gestellt und sofort beantwortet werden. Präsenzmeetings fördern Verbindlichkeit und Fokus, wodurch Meetings strukturierter ablaufen und zu schnelleren und konkreteren Ergebnissen führen. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Zusammenarbeit.
Präsenz in entscheidenden Momenten
Nicht jedes Meeting muss vor Ort stattfinden, denn dank digitaler Tools sind viele Besprechungen heute problemlos virtuell möglich. Doch in manchen Situationen ist ein Präsenzmeeting unschlagbar. Sei es, um Vertrauen aufzubauen, kreative Prozesse anzustoßen oder wichtige Entscheidungen gemeinsam zu treffen.
Vom klassischen Kick-off über kreative Workshops und Brainstormings bis hin zu vertraulichen Konfliktgesprächen, manche Formate leben vom persönlichen Austausch.
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Kick-off- und Strategie-Meetings, bei denen Teams ein gemeinsames Ziel definieren
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Workshops oder kreative Brainstormings, bei denen spontane Impulse gefragt sind
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Konfliktgespräche oder sensible Themen, die Vertrauen und Empathie erfordern
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Kundentermine, bei denen es um Beziehungspflege und Verhandlungsgeschick geht
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Geschäftsführungsrunden, um langfristige Entscheidungen gemeinsam zu tragen
Wie finden Sie das passende Format für Ihr Meeting?
Welches Meeting-Format am besten passt, entscheidet sich anhand verschiedener Faktoren:
- Ziel des Meetings: Worum geht es konkret? Sollen in erster Linie Informationen vermittelt werden, ist ein Online-Meeting oft ausreichend. Geht es hingegen um kreativen Austausch, gemeinsames Arbeiten oder sensible Themen, bietet ein Präsenzmeeting die deutlich bessere Basis. Auch bei Themen, die stark auf Beziehungspflege oder Vertrauen setzen, gilt: Der persönliche Kontakt wirkt nachhaltiger.
- Bedürfnisse der Teilnehmenden: Wie groß ist der organisatorische Aufwand für alle Beteiligten? Haben alle die nötige Zeit, Flexibilität und gegebenenfalls technische Ausstattung für ein Online-Meeting? Die individuellen Voraussetzungen und Präferenzen sollten mit allen Beiteiligten im Vorfeld geklärt werden, das schafft Akzeptanz und erhöht die Beteiligung.
- Budget: Welche direkten und indirekten Kosten entstehen durch ein Meeting? Und welches Budget steht für Meetings zur Verfügung? Berücksichtigt werden sollte, wie viel Budget für ein einzelnes Meeting realistisch ist, ohne andere Projekte einzuschränken. Raummiete, Reisekosten, Zeitaufwand und technische Infrastruktur sollten dabei ebenso kalkuliert werden.
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Nicole Mann
Senior Account Manager
Tel: +49 (0)651 145789-08